Privacyverklaring

EM Group BV – GDPR

Versie: V3.0

Datum: 14/06/2022

INHOUDSTAFEL

ALGEMEEN
SOORTEN PERSOONSGEGEVENS
WIJZE VAN VERZAMELING PERSOONSGEGEVENS
GEBRUIK PERSOONSGEGEVENS
OPENBAARMAKING PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN
VERWERKING PERSOONSGEGEVENS UITSLUITEND BINNEN DE EU
OPSLAG PERSOONSGEGEVENS
UW PRIVACY RECHTEN
BEVEILIGING PERSOONSGEGEVENS
UPDATE PRIVACYVERKLARING
VERWIJZINGEN NAAR ANDERE WEBSITES
VRAGEN

1. ALGEMEEN

EM Group b.v. met sociale zetel op het adres Entrepotstraat 33 te 9100 Sint-Niklaas, is ingeschreven bij de KBO onder nummer 0426.134.460.

Deze privacyverklaring is onder meer van toepassing op de website www.emgroup.be, de softwaretoepassingen van EM Group (o.a. Galantis®) en alle relaties tussen EM Group en haar zakelijke relaties (klanten, prospects, leveranciers, …).

Deze Privacyverklaring bevat onder meer informatie over de persoonsgegevens die EM Group verzamelt, alsook over de wijze waarop EM Group deze persoonsgegevens verzamelt/gebruikt/verwerkt.

EM Group tracht te allen tijde te handelen in overeenstemming met zowel de Belgische als de Europese (GDPR) privacy wetgeving.

Het bezoeken van de website(s) en de softwaretoepassingen van EM Group, impliceert uw uitdrukkelijke goedkeuring (door middel van mededeling van uw persoonsgegevens of inschrijving voor onze nieuwsbrieven, opleidingen, seminaries, events,…) van deze privacyverklaring en dus van de manier waarop EM Group uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en verwerkt.

2. SOORTEN PERSOONSGEGEVENS

EM Group kan volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

Naam en voornaam
Personeelsnummer
Contractnummer/-periodes
Functietitel
Adresgegevens
E-mailadres
Telefoonnummer/GSM nummer
Encrypted Identification (Badge id /Tag id, nummerplaat, zender id, vingerafdruk, gezicht herkenning, …)
Taal
Bedrijf
Afdeling
Geslacht
Gebruikersnaam en Wachtwoord
Nummerplaat
Eventuele andere persoonsgegevens die opgenomen worden in vrije velden (b.v via het contactformulier) op onze website(s)
Alle andere persoonsgegevens vrijwillig overgedragen aan EM Group (bv. tijdens emailverkeer)

2.1 SPECIFIEK VOOR ONZE SOFTWARE OPLOSSINGEN

Los van de bovenvermelde “algemene” persoonsgegevens kan EM Group als verwerker (via haar diverse softwaretoepassingen) specifieke persoonsgegevens inzamelen, gebruiken, verwerken. Dit kan onder meer voor:

2.1.1 Tijdregistratie (o.a. Galantis® Time)

Aan- en afwezigheidsbeheer op basis van tijdregistratie tikkingen + (geo)locatie en manuele input van afwezigheden
Week/dag-uurroosters
Berekende gegevens op basis van bovenstaande

2.1.2 Toegangscontrole (o.a. Galantis® Access)

Toegangsprofielen
Toegangscontrole registraties

2.1.3 Camerabewaking (bij EM Group of bij klanten van EM Group)

Camerabeelden van bezoekers op bedrijfsterreinen van EM Group en haar (camera-)klanten, uiteraard conform bestaande wetgeving.

2.2 SPECIFIEK VOOR GEBRUIK VAN DE WEBSITE WWW.EMGROUP.BE (COOKIES)

EM Group verzamelt tevens automatisch anonieme informatie betreffende het gebruik dat u maakt van onze website. Zo loggen we bijvoorbeeld automatisch welke onderdelen u bezoekt van onze website, van welke webbrowser u gebruik maakt en welke taalversie van de website u bezocht. Wij kunnen u niet identificeren op grond van deze gegevens, maar het laat EM Group toe om statistieken op te maken betreffende het gebruik van de website. EM Group maakt tevens gebruik van de Google Analytics software.

3. WIJZE VAN VERZAMELING PERSOONSGEGEVENS

Deze persoonsgegevens worden verzameld bij of in het kader van:

Bezoek van de Website
Een samenwerking met EM Group
Correspondentie met en uitgaande van EM Group
Het opvragen van een offerte, informatie of demo
Bezoek van ons bedrijfsgebouw
Aanmaken van een (demo-)account
Het inschrijven op de nieuwsbrieven/mailings
Het gebruik dat u maakt van de diverse diensten van EM Group, al dan niet middels de website, en al dan niet via onze producten, toepassingen, oplossingen.
Het inschrijven voor opleidingen, seminaries, events, etc.
Het uitwisselen van business cards
De verificatie van uw identiteit (bv. tijdens een bezoek)

De door EM Group verzamelde persoonsgegevens worden aldus uitdrukkelijk en vrijwillig door u verstrekt. Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is (soms) een voorwaarde om te kunnen genieten van bepaalde diensten (bv. om in te schrijven op nieuwsbrieven, om deel te nemen aan bepaalde activiteiten en events). Hierbij wordt aangegeven welke gegevens verplicht in te vullen zijn en welke optioneel.

4. GEBRUIK PERSOONSGEGEVENS

EM Group kan gebruik maken van uw persoonsgegevens voor:

De uitvoering van een overeenkomst met EM Group (incl. de opvolging daarvan)
Het beantwoorden van vragen (al dan niet via het contactformulier)
Het optimaliseren van de kwaliteit, het beheer en de inhoud van de Website
Het verzenden van nieuwsbrieven, uitnodigingen voor events, …
Statistische doeleinden
Het opmaken van een offerte
Het uitvoeren van klantentevredenheidsonderzoeken, enquêtes en andere marktonderzoeken
Het versturen van facturen en het innen van betalingen
De verbetering van de kwaliteit, het beheer en de inhoud van onze softwareoplossingen (zoals Galantis® Time en Access).

5. OPENBAARMAKING PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN

EM Group zal uw persoonsgegevens niet openbaar maken aan derden, tenzij wanneer dit noodzakelijk is in het kader van het verlenen van de diensten van EM Group en de optimalisering daarvan (zoals doch niet beperkt tot). In dit kader kunnen uw persoonsgegevens openbaar gemaakt worden aan betalingsverwerkers, softwareleveranciers, cloudpartner(s), IT-diensten, ….

Indien het noodzakelijk is dat EM Group in dit kader uw persoonsgegevens openbaar maakt aan derden, is de betreffende derde partij verplicht om uw persoonsgegevens te gebruiken in overeenstemming met de bepalingen van deze privacyverklaring.

Onverminderd voorgaande, is het evenwel mogelijk dat EM Group uw persoonsgegevens openbaar maakt:

Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer EM Group hiertoe verplicht is op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke of toekomstige gerechtelijke procedure en (ii) ter vrijwaring en verdediging van haar rechten;
Wanneer EM Group of nagenoeg al haar activa wordt overgenomen door een derde partij, in welk geval uw persoonsgegevens die EM Group heeft verzameld een van de overgedragen activa zal zijn.

In alle overige gevallen zal EM Group uw persoonsgegevens niet doorgeven aan derde partijen, tenzij wanneer zij daartoe uw uitdrukkelijke toestemming heeft verkregen en u deze toestemming hebt gegeven voor iedere specifieke verwerkingsdoeleinden.

6. VERWERKING PERSOONSGEGEVENS UITSLUITEND BINNEN DE EU

EM Group verwerkt uw persoonsgegevens enkel op een veilige manier binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

7. OPSLAG PERSOONSGEGEVENS

EM Group slaat uw persoonsgegevens op in de cloud en op fysieke media (server, …) binnen de EER.

EM Group is verantwoordelijk voor het nemen van technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de opgeslagen persoonsgegevens tegen verlies, diefstal, ongeautoriseerde toegang, publicatie, wijziging of vernietiging. Meer in het bijzonder slaat EM Group de persoonsgegevens in haar softwaretoepassingen uitsluitend op in de EER, opdat de verwerking uitsluitend binnen de EER plaatsvindt.

8. UW PRIVACY RECHTEN

Wanneer u beroep doet op EM Group, dan heeft u een aantal rechten in verband met uw persoonsgegevens:

Recht op toegang: u hebt het recht om gratis kennis te nemen van de persoonsgegevens die door EM Group over u verzameld en verwerkt worden.
Recht op rectificatie: u hebt altijd het recht om foutieve, onvolledige of niet pertinente persoonsgegevens te laten corrigeren.
Recht op vergetelheid: u kan in bepaalde gevallen vragen om uw persoonsgegevens te wissen. In dit geval dient u evenwel rekening te houden met het feit dat bepaalde diensten en/of producten door EM Group niet meer leverbaar zijn.
Recht op beperking van de verwerking: u hebt het recht om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te vragen in die gevallen die door de GDPR voorzien worden.
Recht op bezwaar: u hebt het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u hebt het recht om de persoonsgegevens die u aan EM Group hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.

Om uw rechten uit te oefenen, verzoeken wij u contact op te nemen met EM Group via de contactgegevens onder punt 12 van deze privacyverklaring.

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Tel.: +32 (0)2 274 48 00

E-mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.

9. BEVEILIGING PERSOONSGEGEVENS

EM Group verbindt zich ertoe redelijke, fysieke, technologische en organisatorische voorzorgsmaatregelen te nemen om (i) de toegang tot uw persoonsgegevens door onbevoegden te verhinderen, en (ii) verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens te voorkomen.

EM Group zal alle persoonsgegevens, die zij heeft verzameld, opslaan op een veilige omgeving.

10. UPDATE PRIVACYVERKLARING

EM Group is gerechtigd om deze privacyverklaring te updaten door een nieuwe versie te plaatsen op de website. Het is daarbij aangewezen om regelmatig de website en de betreffende pagina waarop de privacyverklaring wordt weergegeven, te raadplegen om zeker te zijn dat u kennis hebt van enige wijzigingen.

11. VERWIJZINGEN NAAR ANDERE WEBSITES

De website kan mogelijks hyperlinks bevatten naar andere websites. Wanneer u een van deze websites bezoekt, dient u rekening te houden met het feit dat andere voorwaarden gelden voor de betreffende persoonsgegevens. EM Group raadt u aan om de privacy voorwaarden van deze andere websites te raadplegen.

12. VRAGEN

Indien u vragen heeft over deze privacyverklaring of over de wijze waarop EM Group uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, gelieve ons te contacteren:

EM Group BV

Entrepotstraat 33, 9100 Sint-Niklaas

Tel: +32 (0)3 780 69 00