Déclaration de confidentialité

EM Group BV - GDPR

Version : V3.0

Date : 14/06/2022

TABLE DES MATIÈRES

GÉNÉRALITÉS
TYPES DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
MÉTHODE DE COLLECTE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
UTILISATION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
DIVULGATION DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL À DES TIERS
TRAITEMENT DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL EXCLUSIVEMENT DANS L'UE
STOCKAGE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
VOS DROITS EN MATIÈRE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
SÉCURITÉ DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
MISE À JOUR DE LA DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ
LIENS VERS D'AUTRES SITES WEB
QUESTIONS

1. GÉNÉRALITÉS

EM Group BV, dont le siège social est situé Entrepotstraat 33 à 9100 Sint-Niklaas, est enregistré auprès du KBO sous le numéro 0426.134.460.

La présente déclaration de confidentialité s'applique notamment au site web www.emgroup.be, aux applications logicielles d'EM Group (y compris Galantis®) et à toutes les relations entre EM Group et ses relations d'affaires (clients, prospects, fournisseurs, ...).

La présente déclaration de confidentialité contient, entre autres, des informations sur les données à caractère personnel que EM Group collecte, ainsi que sur la manière dont EM Group collecte/utilise/traite ces données à caractère personnel.

EM Group s'efforce à tout moment d'agir conformément à la législation belge et européenne (GDPR) en matière de protection de la vie privée.

En visitant le(s) site(s) web et les applications logicielles d'EM Group, vous consentez expressément (en communiquant vos données personnelles ou en vous inscrivant à nos lettres d'information, formations, séminaires, événements, ...) à cette déclaration de confidentialité et donc à la manière dont EM Group collecte, utilise et traite vos données personnelles.

2. TYPES DE DONNÉES PERSONNELLES

EM Group peut collecter et traiter les données à caractère personnel suivantes :

Nom et prénom
Numéro d'employé
Numéro de contrat/périodes
Titre du poste
Adresse
Adresse électronique
Numéro de téléphone/numéro GSM
Identification cryptée (identifiant de badge, plaque d'immatriculation, identifiant de
l'expéditeur, modèle d'empreinte digitale, modèle de visage, ...)
Langue
Société
Département
Genre
Nom d'utilisateur et mot de passe
Plaque d'immatriculation
Toute autre donnée personnelle figurant dans les champs libres (par exemple via le formulaire de contact) sur notre (nos) site(s) web
Toute autre donnée personnelle transférée volontairement à EM Group (par exemple, lors de l'échange de courriels).

2.1 SPÉCIFIQUES À NOS SOLUTIONS LOGICIELLES

Outre les données personnelles "générales" mentionnées ci-dessus, EM Group peut collecter, utiliser et traiter des données personnelles spécifiques en tant que sous-traitant (via ses différentes applications logicielles). Il peut s'agir de:

2.1.1 Enregistrement du temps (y compris Galantis® Time)

Gestion des présences et des absences sur la base des coches d'enregistrement du temps (géo)localisation et saisie manuelle des absences
Horaires hebdomadaires/journaliers/horaires
Données calculées sur la base des éléments ci-dessus

2.1.2 Contrôle d'accès (y compris Galantis® Access)

Profils d'accès
Enregistrements de contrôle d'accès

2.1.3 Surveillance par caméra (chez le groupe EM ou ses clients)

Images prises par des caméras de visiteurs dans les locaux d'EM Group et de ses clients (caméras), évidemment en conformité avec la législation en vigueur.

2.2 SPÉCIFIQUEMENT POUR L'UTILISATION DU SITE WEB WWW.EMGROUP.BE (COOKIES)

EM Group collecte aussi automatiquement des informations anonymes concernant l'utilisation que vous faites de notre site web. Par exemple, nous enregistrons automatiquement les parties de notre site web que vous visitez, le navigateur web que vous utilisez et la version linguistique du site web que vous avez visitée. Nous ne pouvons pas vous identifier à partir de ces données, mais elles permettent à EM Group de compiler des statistiques sur l'utilisation du site web. EM Group utilise également le logiciel Google Analytics.

3. MÉTHODE DE COLLECTE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Ces données personnelles sont collectées lors de ou dans le cadre de :

La visite du site web
Une collaboration avec EM Group
Correspondance avec et de la part d'EM Group
Demande de devis, d'information ou de démonstration
Visite de nos locaux
Création d'un compte (de démonstration)
S'abonner à des bulletins d'information/mailings
Votre utilisation des différents services du EM Group, que ce soit ou non par le biais du site web, et que ce soit ou non par le biais de nos produits, applications, solutions.
L'inscription à des formations, séminaires, événements, etc.
L'échange de cartes de visite
La vérification de votre identité (par exemple lors d'une visite).

Les données à caractère personnel collectées par EM Group sont donc fournies par vous de manière expresse et volontaire. La fourniture de certaines données personnelles est (parfois) une condition pour bénéficier de certains services (par exemple, s'abonner à des bulletins d'information, participer à certaines activités et événements). Il est indiqué ici quelles données doivent être obligatoirement remplies et lesquelles sont facultatives.

4. UTILISATION DES DONNÉES PERSONNELLES

EM Group peut utiliser vos données personnelles pour:

L'exécution d'un contrat avec EM Group (y compris son suivi)
Répondre à des questions (via le formulaire de contact ou non)
Optimiser la qualité, la gestion et le contenu du site web
L'envoi de bulletins d'information, d'invitations à des événements, ...
Objectifs statistiques
Elaboration d'une offre
Réalisation d'enquêtes de satisfaction de la clientèle, d'enquêtes et d'autres études de marché
Envoi de factures et encaissement de paiements
Améliorer la qualité, la gestion et le contenu de nos solutions logicielles (telles que Galantis® Time and Access).

5. DIVULGATION DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL À DES TIERS

EM Group ne divulguera pas vos données à caractère personnel à des tiers, sauf si cela est nécessaire dans le cadre de la fourniture des services d'EM Group et de leur optimisation (par exemple, mais sans s'y limiter). Dans ce contexte, vos données à caractère personnel peuvent être divulguées à des prestataires de services de paiement, des fournisseurs de logiciels, des partenaires "cloud", des services informatiques, .....

S'il est nécessaire pour EM Group de divulguer vos données à caractère personnel à des tiers dans ce contexte, le tiers concerné est tenu d'utiliser vos données à caractère personnel conformément aux dispositions de la présente déclaration de confidentialité.

Nonobstant ce qui précède, EM Group peut toutefois divulguer vos données à caractère personnel :

Aux autorités compétentes (i) lorsque EM Group y est contraint par la loi ou dans le cadre d'une procédure judiciaire ou future et (ii) dans le but de sauvegarder et de défendre ses droits ;
Lorsque EM Group ou la quasi-totalité de ses actifs sont acquis par un tiers, auquel cas vos données à caractère personnel collectées par EM Group feront partie des actifs transférés.

Dans tous les autres cas, EM Group ne transférera pas vos données à caractère personnel à des tiers, sauf s'il a obtenu votre consentement exprès à cet effet et que vous avez donné ce consentement pour chaque finalité de traitement spécifique.

6. TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES UNIQUEMENT AU SEIN DE L'UE

EM Group ne traite vos données à caractère personnel que de manière sécurisée au sein de l'Espace Economique Européen (EEE).

7. STOCKAGE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

EM Group stocke vos données à caractère personnel dans le nuage et sur des supports physiques (serveur, ...) au sein de l'EEE.

Il incombe à EM Group de prendre des mesures techniques et organisationnelles pour sécuriser les données à caractère personnel stockées contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la publication, l'altération ou la destruction. Plus précisément, EM Group stocke les données à caractère personnel dans ses applications logicielles exclusivement dans l'EEE, de sorte que le traitement a lieu exclusivement dans l'EEE.

8. VOS DROITS EN MATIÈRE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Lorsque vous utilisez EM Group, vous disposez d'un certain nombre de droits en ce qui concerne vos données à caractère personnel :

Droit d'accès : vous avez le droit d'accéder gratuitement aux données à caractère personnel collectées et traitées à votre sujet par EM Group.
Droit de rectification : vous avez toujours le droit de faire rectifier des données personnelles erronées, incomplètes ou non pertinentes.
Droit à l'oubli : dans certains cas, vous pouvez demander l'effacement de vos données à caractère personnel. Dans ce cas, vous devez toutefois garder à l'esprit que certains services et/ou produits ne sont plus disponibles auprès d'EM Group.
Droit à la limitation du traitement : vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par le GDPR.
Droit d'opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des motifs sérieux et légitimes.
Droit à la portabilité des données : vous avez le droit d'obtenir les données à caractère personnel que vous avez fournies à EM Group dans un format structuré, commun et lisible par machine et de les transmettre à un autre responsable du traitement

Pour exercer vos droits, veuillez contacter EM Group en utilisant les coordonnées indiquées au point 12 du présent avis de confidentialité.

Vous avez le droit d'introduire une plainte auprès de l'autorité belge de protection des données :

Autorité de protection des données

Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles

Tél. : +32 (0)2 274 48 00

Courriel : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Ceci est sans préjudice d'un recours devant un tribunal civil.

9. SÉCURITÉ DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

EM Group s'engage à prendre des précautions raisonnables, physiques, technologiques et organisationnelles pour (i) empêcher l'accès non autorisé à vos données à caractère personnel, et (ii) empêcher la perte, l'utilisation abusive ou l'altération de vos données à caractère personnel.

EM Group conservera toutes les données à caractère personnel qu'il a collectées dans un environnement sécurisé.

10. MISE A JOUR DE LA DECLARATION DE CONFIDENTIALITE

EM Group peut mettre à jour cette déclaration de confidentialité en publiant une nouvelle version sur le site web. Ce faisant, il vous est recommandé de consulter régulièrement le site web et la page pertinente sur laquelle figure la déclaration de confidentialité afin de vous assurer que vous êtes au courant de tout changement.

11. RÉFÉRENCES À D'AUTRES SITES WEB

Le site web peut contenir des hyperliens vers d'autres sites web. Lorsque vous visitez l'un de ces sites web, veuillez noter que des conditions différentes s'appliquent aux données personnelles concernées. EM Group vous recommande de consulter les conditions relatives à la protection de la vie privée de ces autres sites web.

12. QUESTIONS

Si vous avez des questions sur cette déclaration de confidentialité ou sur la manière dont EM Group collecte, utilise ou traite vos données personnelles, veuillez nous contacter :

EM Group BV

Entrepotstraat 33, 9100 Sint-Niklaas

Tél. : +32 (0)3 780 69 00